E-Akten | Cube2B UG Unternehmensberatung

Abteilungs- und organisationsübergreifende Planung sowie Kommunikation

Seit einigen Jahren verzichten immer mehr Unternehmen auf die umständliche Lagerung von Daten in gedruckter Form. Stattdessen kommen in zahlreichen Betrieben zunehmend fortschrittliche E-Akten zum Einsatz. Dabei handelt es sich um ein spezielles Datei-Format, in dem unterschiedliche Daten übersichtlich miteinander verknüpft werden können.

Auf diese Weise erhält der Betrachter eine umfassende Sicht auf alle relevanten Informationen eines bestimmten Unternehmensvorgangs. Gleichzeitig weisen E-Akten hinsichtlich der optischen Erscheinung und wesentlichen Struktur große Ähnlichkeiten zu ihren physischen Alternativen auf. Dadurch verfügen sie über einen hohen Wiedererkennungswert sowie eine intuitive Bedienbarkeit. Entsprechend können Sie in einer elektronischen Akte wie gewohnt mit Deckblättern, Laschen und Registern arbeiten.

E-Akten sind überall verfügbar

Elektronische Akten bieten dem Anwender zahlreiche attraktive Vorteile. Im direkten Vergleich mit einer physischen Datensammlung überzeugen sie vor allem durch ihre bessere Verfügbarkeit. Herkömmliche Unterlagen müssen nach dem Anfordern entweder aus einem Aktenschrank oder Lager herausgesucht und dem Mitarbeiter überreicht werden. Beide Arbeitsschritte kosten Sie nicht nur viel Zeit, sondern binden ebenfalls die Arbeitskraft Ihrer Angestellten. Im Gegensatz dazu sind E-Akten mit einer fortschrittlichen IT-Infrastruktur an jedem Ort innerhalb weniger Sekunden abrufbar. Zudem können mehrere Mitarbeiter eine Akte gleichzeitig einsehen, sodass kostenintensive Verzögerungen vermieden werden. Diese bessere Verfügbarkeit aller prozessbezogenen Daten ist insbesondere in der heutigen Zeit ein essentieller Faktor für nachhaltigen Geschäftserfolg.

Effiziente Lagerung bei maximaler Sicherheit

Neben dem schnellen sowie ortsunabhängigen Zugriff überzeugen E-Akten ebenfalls durch ihre platz- und kostensparende Lagerung. Dank der effizienten Speicherung auf den betriebsinternen Servern können Sie auf zusätzliche Archive und Lagerräume vollständig verzichten. Dadurch sparen Sie entweder enorme Mietkosten ein oder können die jeweiligen Räumlichkeiten für neue Geschäftsbereiche nutzen. Gleichzeitig sind elektronische Daten wesentlich besser geschützt als physische Akten. Während in vielen Betrieben nahezu jeder Mitarbeiter unbemerkt Informationen im Archiv einsehen oder entwenden kann, erfordert der Zugang zu digitalen Informationen die nötigen Nutzerrechte. Außerdem können die Daten weder verloren gehen noch aufgrund einer Unachtsamkeit beschädigt werden.

Vereinbaren Sie noch heute einen individuellen Beratungstermin mit unseren Mitarbeitern, um mehr über die Vorteile von E-Akten für Ihr Unternehmen zu erfahren.

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